KI & Prozessautomatisierung
Nachts um 23:41kommt eine Anfrage.
Am nächsten Morgen liegt der Angebotsentwurf zur Freigabe bereit – mit Preisen aus Ihrer Staffel. Abgetippt hat ihn niemand.
- Anfragen erfassen und zuordnen
- Angebotsentwürfe vorbereiten
- Daten zwischen vorhandenen Systemen übertragen
- Dokumente strukturieren und Informationen bereitstellen
Woran es scheitert
Die Technik ist selten das Problem
Fast jedes Haus hat schon etwas mit KI versucht. Woran es hängen bleibt, ist jedes Mal dasselbe – und keines der drei ist ein technisches Problem.
- 01
Es gibt kein Vorher
Ein Ablauf lässt sich nur automatisieren, wenn jemand ihn benennen kann. Wo drei Leute denselben Vorgang unterschiedlich bearbeiten, automatisiert man das Durcheinander mit.
Wir schreiben zuerst mit, was heute passiert – und zwar im Haus, nicht im Workshop.
- 02
Es fängt zu groß an
Das Projekt heißt „Digitalisierung des Vertriebs“, läuft ein halbes Jahr und hat am Ende niemanden, der es benutzt. Der lästigste Handgriff dagegen ist in zwei Wochen weg.
Ein Ablauf, ein System, eine Freigabe. Der nächste kommt erst, wenn der erste trägt.
- 03
Niemand ist zuständig
Der Ablauf läuft, bis sich eine Preisliste ändert. Dann steht er still, und weil er niemandem gehört, merkt es erst der Kunde.
Was der Ablauf entscheidet, bleibt sichtbar – und es steht dran, wer ihn nachzieht.
Das Netz
Vieles läuft herein. Eins läuft heraus.
Eine Anfrage kommt selten auf einem Weg. Sie kommt per Mail, über das Formular, am Telefon, als PDF im Anhang – und wird heute an jeder Stelle einzeln abgetippt. Der Ablauf nimmt jeden dieser Wege entgegen und macht einen Vorgang daraus.
Jeder Weg führt in denselben Vorgang
Mail, Formular, Telefonnotiz und Anhang landen an einer Stelle – zugeordnet, mit Firma und Ansprechpartner verknüpft.
Geprüft wird gegen Ihre Daten
Kunde bekannt, Menge lieferbar, Staffel gültig, Termin machbar. Die Antworten kommen aus Ihren Systemen, nicht aus einem Sprachmodell.
Vor dem Kunden steht ein Mensch
Was das Haus verlässt, gibt jemand frei. Der Ablauf bereitet vor und hält an – er sagt nichts zu.
Der Ablauf
Was zwischen Eingang und Angebot passiert
Jeder Schritt ist eine Regel, die Sie festlegen – kein Automat, der eigenmächtig entscheidet. Das Schaltbild spielt einen typischen Durchlauf ab.
- 01
Die Anfrage kommt an
Website - 02
Das Anliegen wird gelesen
Textverständnis - 03
Kundenakte und Preise werden geholt
Zwei Abfragen gleichzeitig - 04
Der Entwurf entsteht
Dokument - 05
Jemand prüft und gibt frei
Mensch - 06
Die Antwort geht raus
Ausgang
Ausgang
Angebot per Mail, Vorgang im CRM, Wiedervorlage im Kalender. Alles an einer Stelle ausgelöst.
KI-Agentur
Ein Agent ist kein Chatbot
Beides antwortet freundlich. Der Unterschied zeigt sich erst danach: Beim einen steht eine Auskunft im Fenster, beim anderen liegt ein Vorgang im System.
Der Chatbot
antwortetWann kommt meine Bestellung 4812?
Bitte wenden Sie sich für Auskünfte zu Ihrer Bestellung an unseren Kundenservice.
Danach ist alles genau so wie vorher – nur eine Minute später.
Der Agent
handeltWann kommt meine Bestellung 4812?
- Bestellung 4812 in der Warenwirtschaft gefunden
- Sendungsnummer beim Versender abgefragt
- Zustellung für Donnerstag bestätigt
- Antwort geschrieben, Vorgang notiert
Ihre Bestellung 4812 ist unterwegs und wird am Donnerstag zugestellt.
Vier Handgriffe, die sonst jemand von Hand macht – und eine Antwort, die stimmt.
Einsatzfelder
Wo sich der Aufwand zuerst lohnt
Wir fangen dort an, wo dieselbe Handbewegung jede Woche wiederkommt – nicht beim größten Prozess, sondern beim lästigsten.
- 01
Anfragen aufnehmen
Formular, Mail und Telefonnotiz landen im selben Vorgang – zugeordnet, mit Firma und Ansprechpartner verknüpft.
- 02
Angebote vorbereiten
Positionen und Staffelpreise kommen aus Ihrer Liste. Der Entwurf liegt zur Prüfung bereit, statt jedes Mal neu zu entstehen.
- 03
Dokumente auslesen
Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter: Die immer gleichen Felder werden erkannt und übernommen.
- 04
Systeme verbinden
Shop, Warenwirtschaft, CRM und Buchhaltung tauschen die Daten selbst aus, statt über Copy-and-paste.
- 05
Termine und Fristen
Wiedervorlagen, Erinnerungen und Eskalationen entstehen aus dem Vorgang – nicht aus dem Gedächtnis.
- 06
Auskunft geben
Häufige Rückfragen werden aus Ihren eigenen Unterlagen beantwortet, mit Verweis auf die Quelle.
Grob gerechnet
Was diese Woche wieder von Hand lief
Nehmen Sie einen Vorgang, der bei Ihnen oft vorkommt – eine Anfrage, eine Bestellung, eine Rechnung. Drei Angaben genügen für eine Hausnummer.
8,4
Stunden pro Woche
48
Arbeitstage pro Jahr
Ihre Schätzung, nicht unser Versprechen. Gerechnet wird mit Ihren drei Angaben, 8 Stunden je Arbeitstag und 46 Arbeitswochen.
Was davon wirklich wegfällt, steht erst nach dem Mitschreiben fest – und was sich nicht rechnet, bleibt bewusst von Hand.
Grenze
Was der Prozess tut – und was er nicht tut
Übernimmt der Prozess
- Daten erfassen, zuordnen und weiterreichen
- Entwürfe nach Ihren Regeln vorbereiten
- Zustände protokollieren und nachvollziehbar halten
- Bei Unklarheiten anhalten und nachfragen
Bleibt bei Ihnen
- Preise zusagen und Rabatte entscheiden
- Verbindliche Antworten an Kunden freigeben
- Ausnahmen bewerten, die nicht in den Regeln stehen
- Festlegen, wo der Prozess anhalten muss
Vorgehen
In vier Schritten vom Handgriff zum Ablauf
- 01
Mitschreiben
Wir sehen uns an, welche Schritte heute von Hand laufen und wie oft sie vorkommen.
- 02
Rechnen
Aufwand gegen Nutzen. Was sich nicht lohnt, bleibt bewusst von Hand.
- 03
Klein anfangen
Ein Ablauf, ein System, eine Freigabe. Erst wenn er trägt, kommt der nächste dazu.
- 04
Beobachten
Was der Prozess entscheidet, bleibt sichtbar. Regeln werden nachgezogen, nicht geraten.
Häufige Fragen
Was vorher meistens offen ist
Müssen wir dafür unsere Systeme wechseln?
Nein. Wir binden an, was Sie haben – Warenwirtschaft, CRM, Buchhaltung, Postfach. Ein Wechsel ist der teuerste Weg zur Automatisierung und fast nie nötig.
Entscheidet die Automatisierung eigenmächtig?
Nein. Wir legen gemeinsam fest, welche Schritte automatisch laufen und wo ein Mensch prüft und freigibt. Angebote, Zusagen und Preise gehen erst nach Freigabe raus.
Was passiert, wenn der Prozess etwas falsch versteht?
Er hält an und legt den Vorgang zur Prüfung vor, statt zu raten. Jeder Schritt wird protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, warum etwas passiert ist.
Wie klein darf der Anfang sein?
So klein wie möglich. Ein Ablauf, ein System, eine Freigabe. Erst wenn er im Alltag trägt, kommt der nächste dazu. Ein Großprojekt zum Einstieg empfehlen wir nicht.
Gehen unsere Daten an einen KI-Anbieter?
Nur wenn Sie das wollen und wir es vorher schriftlich festhalten. Viele Schritte brauchen gar kein Sprachmodell. Wo eines sinnvoll ist, klären wir vorab Anbieter, Standort der Verarbeitung und was übertragen wird.
Was, wenn wir Sie später nicht mehr brauchen?
Zugänge, Konfiguration und Quelltext gehören Ihnen. Wir dokumentieren, was läuft, damit Ihr Team oder ein anderer Dienstleister übernehmen kann.
Was kostet das?
Das hängt daran, wie viele Systeme beteiligt sind und wie sauber die Daten vorliegen. Am Anfang steht deshalb keine Preisliste, sondern eine Einschätzung – auch dazu, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.
Reden wir über Ihr Vorhaben.
Schildern Sie kurz die Ausgangslage. Sie bekommen eine Einschätzung zu Umfang, Zeitraum und Budget – und eine ehrliche Antwort, wenn sich etwas nicht lohnt.